Проект

Департамент информационных технологий Москвы + Проектная практика

Заказчики: Департамент информационных технологий Москвы (ДИТ)

Москва; Государственные и социальные структуры

Продукт: Консалтинговые проекты

Дата проекта: 2012/01 — 2014/12
Технология: ИТ-аутсорсинг
подрядчики - 820
проекты - 2549
системы - 173
вендоры - 118

Содержание

ГК «Проектная практика» в 2012 году в интересах Департамента информационных технологий г. Москвы (ДИТ) организовала Проектный офис для операционного управления реализацией государственной программы «Информационный город».

Предпосылки

В 2012 году Департаментом информационных технологий г. Москвы был дан старт масштабной программы «Информационный город», целью которой является существенное повышение качества жизни москвичей за счет широкого внедрения информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) в различные сферы городской жизни.

В рамках госпрограммы, в частности, предполагается:

  • перевести в электронную форму 100% госуслуг, которые могут оказываться в электронном виде;
  • довести до 70% долю объектов городского хозяйства, мониторинг состояния которых осуществляется с помощью ИКТ;
  • внедрить в образование электронные образовательные ресурсы, электронные дневники и журналы, системы мониторинга и оценки образовательных достижений;
  • создать единый электронный центр приема обращений жителей города в области городского хозяйства;
  • довести до 1700 количество светофоров, управляемых в составе «Интеллектуальной транспортной системы» и т.д.

Для координации, разработки электронных проектов в различных областях городской жизни и их внедрения, создания инфраструктуры Информационного города ДИТ создал Дирекцию государственной программы Москвы «Информационный город». Предполагалось, что Дирекция Программы будет обеспечивать непротиворечивую увязку вновь создаваемых и действующих информационных систем, и ресурсов, в т.ч. за счет определения наиболее эффективных способов и механизмов внедрения средств ИКТ в процессы управления отраслями городского хозяйства города Москвы.

Задачи проекта

Для эффективного операционного управления реализацией государственной программы «Информационный город» в 2012 году сотрудниками ГК «Проектная практика» в интересах заказчика был организован Проектный офис. Особенностью Проектного офиса стало то, что за время работы на разных этапах в него входило от 25 до 40 специалистов разной квалификации и компетенций, среди которых были администраторы, методологи и руководитель Проектного офиса.

Цели, определенные заказчиком для Проектного офиса, выглядели следующим образом:

  • обеспечение целостности модели управления реализацией Программы и единства архитектуры создаваемых информационных систем;
  • обеспечение прозрачности и управляемости реализацией Программы;
  • обеспечение соответствия целей создания отдельных информационно-коммуникационных систем целям реализации Программы;
  • обеспечение эффективности создания и эксплуатации создаваемых информационных систем (эффективности инвестиций в создаваемые информационные системы).

Задачи, поставленные перед сотрудниками Проектного офиса, сводились к:

  • администрированию реализации проектов;
  • ведению проектного документооборота;
  • ведению плановых и фактических графиков работ в разрезе конкретных исполнителей;
  • сбору фактических данных;
  • формированию отчетности по выполнению рабочих планов и государственных контрактов, мониторингу выполнения планов и целевых индикаторов проектов и Программы;
  • информационному обеспечению и организации взаимодействия участников проектов;
  • организации рабочих совещаний по управлению проектами;
  • управлению рисками.

С течением времени были выявлены специфичные задачи, которые были выделены в приоритет на 2014 год, в частности:

  • автоматизация процессов внутренней текущей деятельности ДИТ на стыках отраслевого, правового блока, блока технической политики;
  • стандартизация процедур управления типовыми проектами;
  • расширение процедур экспертизы на весь жизненный цикл проектов информатизации.

Ход проекта

Для успешного решения поставленных задач специалисты Проектного офиса оказывали следующие сервисы:

  • организация и проведение совещаний, протоколирование;
  • контроль исполнения проектных решений;
  • формирование и мониторинг календарных планов;
  • подготовка статус-отчетов по выполнению проектных решений и работ календарного плана;
  • формирование реестров рисков по проектам;
  • мониторинг достижения целевых показателей проектов;
  • наполнение проектного портала информацией по проектам;
  • наполнение ИС заказчика (АСУ ПРИЗ);
  • ведение проектного документооборота;
  • разработка и актуализация регламентов и шаблонов документов по проектному управлению;
  • организация экспертизы отчетной документации (техническая, отраслевая, нормоконтроль).

Проектным офисом был разработан и использовался ряд документов, необходимых для осуществления проектного управления:

  • Регламент проведения совещаний;
  • Регламент контроля исполнения проектных решений;
  • Регламент формирования КП;
  • Регламент формирования и заполнения статус-отчета;
  • Регламент планирования и мониторинга выполнения целевых показателей проекта;
  • Регламент управления рисками и проблемами;
  • Регламент организационного обеспечения экспертизы материалов, связанных с реализацией Программы
  • Набор шаблонов и форм документов (приложения к регламентам) — повестки совещания, протокола совещания, календарного плана, статус-отчета, реестра и отчета о достижении показателей, реестра рисков.

Итоги проекта

Уже в первый год работы специалисты Проектного офиса в короткие сроки смогли запустить сервисы организации совещаний, протоколирования, КИПР. Кроме того, благодаря привлечению бизнес-аналитиков и разработчиков был организован Проектный портал, который, как и АСУ ПРИЗ (ИС заказчика), своевременно наполнялся актуальной информацией (протоколы совещаний, календарные планы, реестры рисков), осуществлялся сбор замечаний и пожеланий по улучшению работы портала, был создан глоссарий по проектам.

Первоначально не все сотрудники заказчика принимали новые для себя методы проектного управления. Однако с течением времени проектные сервисы показали свою востребованность. Например, уже в 2013 году формирование календарных планов (КП) было оптимизировано в рамках проектов: велась гораздо более активная работа с РП ДИТ и исполнителями по формированию КП и их последующему мониторингу. Для сравнения: в 2012 году мониторинг КП и показателей практически не проводился РП ДИТ. Кроме того, многие РП стали активно использовать календарное планирование в своей текущей деятельности по реализации проектов, отметили в «Проектной практике». Российский рынок CRM-систем: оценки, тренды, крупнейшие поставщики и перспективы. Обзор TAdviser 148.9 т

В то же время, сроки подготовки документов также улучшились. В частности, план информатизации на 2013 год был окончательно сформирован только в феврале 2013 года, а вот план на 2014 — уже в октябре 2013.

В 2013 году в дополнение к стандартному набору сервисов был запущен мониторинг промежуточных показателей по 6 пилотным проектам (совместно с McKinsey и РИА Новости). В результате сервис мониторинга промежуточных показателей показал эффективность и стал востребован по 3 проектам, в остальных "не прижился".

Помимо этого, важным моментом стало то, что в 2013 году начался процесс утверждения формируемых Уставов проектов сразу тремя сторонами — государственным заказчиком, функциональным заказчиком и исполнителем.

К 2014 году удалось добиться того, что календарные планы были разработаны почти по всем сопровождаемым проектам и загружены в ИС заказчика (АСУ ПРИЗ) на MS Project Server. Помимо этой работы? были созданы шаблоны и представления для повышения информативности и функциональности системы.

Проектный офис Дирекции показал высокие результаты своей работы: в среднем каждый год специалисты ГК «Проектная практика» сопровождали около 150 государственных контрактов по 80 проектам, реализуемым в рамках программы «Информационный город».

Всего же за время работы Проектного офиса с 2012 года количество сопровождаемых проектов составило около 200, что говорит как о масштабности программы «Информационный город», так и о большой вовлеченности Проектного офиса и заинтересованности заказчика в оказываемых сервисах, которые способствовали реализации этой программы.

Кроме того, благодаря активности Проектного офиса было принято около 13 тыс. проектных решений (около 26 в день), которые обеспечивали своевременное решение поставленных задач и достижение обозначенных целей.