Проект

Алтайская краевая клиническая детская больница внедрила систему электронного документооборота «Дело»

Заказчики: Алтайский краевой клинический центр охраны материнства и детства (АККЦОМД)

Барнаул; Фармацевтика, медицина, здравоохранение

Продукт: Дело (ЭОС)

Дата проекта: 2015/03 — 2016/02
Технология: СЭД
подрядчики - 773
проекты - 8042
системы - 784
вендоры - 377

В феврале 2016 года компания «КС-Консалтинг», партнер ЭОС в Западной Сибири, завершила первый этап внедрения СЭД «ДЕЛО» в Краевом государственном бюджетном учреждении здравоохранения «Алтайская краевая клиническая детская больница» (г. Барнаул»). В учреждении автоматизированы основные процессы документооборота и сформирована электронная база документов.

До внедрения системы «ДЕЛО» документы в АККДБ регистрировались в 2 формах: бумажной и электронной. Для учета использовалась программа собственной разработки, которая позволяла вносить лишь краткие сведения о документе, а также имела ряд других ограничений. Новый программный продукт должен был не только автоматизировать регистрацию документов, но и поддерживать другие процессы: движение документов, осуществление контроля их исполнения, списание в дело и др.

Задачами проекта стали:

  • создание электронной базы документов с возможностью оперативного поиска;
  • автоматизация регистрации основных групп документов и прикрепление к форме учета электронного образа документа;
  • возможность отслеживания выполнения поручений, вынесенных Главным врачом;
  • отслеживание маршрутов движения документов;
  • создание предпосылок для последующего перехода к безбумажному документообороту.

Для решения поставленных задач руководством детской больницы была выбрана система электронного документооборота «ДЕЛО». Также заказчик дополнительно приобрел приложение «Мониторинг документов» (собственная разработка компании «КС-Консалтинг», предназначенная для оповещения пользователей о событиях в СЭД). «ДЕЛО» было установлено в приемной, канцелярии, у Главного врача, его заместителей и Главной медсестры. Это позволило автоматизировать документооборот на руководящем уровне.TAdviser выпустил Карту российского рынка цифровизации строительства 25.3 т

Формат взаимодействия пользователей в СЭД выглядит следующим образом: сначала документы регистрирует канцелярия, затем они отправляются на рассмотрение и внесение поручений Главным врачом. Далее документ поступает главной медсестре или заместителю, компетентному в решении вопросов по данному документу. Заместитель указывает исполнителя и, при необходимости, ставит документ на контроль. По окончании исполнения происходит списание документа в дело или же создание ответного документа в стороннюю организацию.

Система «ДЕЛО» запущена в промышленную эксплуатацию. Результатами внедрения СЭД стали:

  • упорядочение документооборота;
  • сокращение маршрутов движения документов и времени их прохождения;
  • создание единой базы входящих, исходящих и внутренних документов с возможностью оперативного поиска;
  • автоматизация формирования отчетов;
  • создание системы контроля исполнительской дисциплины по поручениям;
  • обеспечение возможности получения информации о местонахождении документа в любой момент.

В связи с тем, что основная масса входящих документов поступает в КГБУЗ «АККДБ» по электронной почте, в перспективе заказчик рассматривает возможность полностью автоматизировать их регистрацию. Это предполагается реализовать путем перехода сотрудников канцелярии на работу с почтовым клиентом MS Outlook, что позволит автоматически регистрировать входящую электронную корреспонденцию в СЭД «ДЕЛО».